Antecedência na viagem corporativa: entenda a importância

Reservar com antecedência ajuda a ter uma viagem a trabalho mais tranquila; entenda!

A antecedência pode ser um diferencial na organização das viagens corporativas! O prazo maior para definir o roteiro, a melhor acomodação e o transporte ideal é importante para os gestores e também para os viajantes, já que vai permitir melhores escolhas que trazem mais resultados.

De forma geral, dentre os principais motivos, podemos citar:

  • Quais são as vantagens da antecedência?
  • Melhor planejamento
  • Mais economia
  • Mais disponibilidade de opções
  • Cumprimento de políticas e procedimentos
  • Redução do estresse

A antecedência nas viagens corporativas

Quando se trata das viagens corporativas, a antecedência desempenha um papel fundamental para garantir uma experiência mais tranquila e até mesmo mais eficiente.

Segundo uma pesquisa realizada pela Expedia Media Solutions, geralmente uma pessoa começa a planejar uma viagem 45 dias antes!

Apesar de ser um número expressivo, alguns eventos corporativos são agendados e divulgados com até um ano de antecedência. Ou seja, esse tempo de planejamento poderia ser até maior em alguns casos.

É que planejar pode trazer uma série de benefícios, desde a maior disponibilidade de voos e hotéis até a capacidade de lidar com algum imprevisto de última hora.

Uma das principais razões pelas quais a antecedência é importante nas viagens corporativas é a disponibilidade de opções. Ao reservar com mais prazo, os viajantes têm acesso a uma variedade maior de horários de voos, conexões e assentos.

Quais são as vantagens da antecedência?
Com tudo isso em mente, as vantagens da antecedência são:

Melhor planejamento

  • Escolher os horários de voos mais convenientes, selecionar os melhores assentos, agendar reuniões e compromissos com antecedência, e organizar sua agenda conforme a viagem e, portanto, uma experiência de viagem mais eficiente e produtiva.

Mais economia

  • Embora a antecedência não seja garantia de preços mais baixos nas passagens aéreas, ela permite que o gestor de viagens tenha um maior controle sobre os gastos da empresa. É possível estabelecer um orçamento mais adequado e identificar as melhores oportunidades de economia.
  • Além disso, a antecedência permite que o gestor tenha mais “munição” para negociar contratos mais vantajosos. Vale lembrar que a antecedência pode ser bastante útil para reservas em meses com muitos feriados e/ou alta temporada, garantindo melhores condições.

Mais disponibilidade de opções

  • A antecedência proporciona acesso a uma ampla variedade de opções de voos, horários e acomodações. Isso significa que o viajante terá mais flexibilidade para escolher as melhores e vai evitar que a viagem seja cancelada pela falta de assentos em voos que estão lotados ou indisponibilidade de quartos em hotéis.

Cumprimento de políticas e procedimentos

  •  Muitas empresas possuem políticas e procedimentos específicos para as viagens corporativas, que podem incluir requisitos de antecedência para reservas. Geralmente, o prazo gira em torno de 15 dias, mas pode ser maior ou menor de acordo com cada política.
  • Ao seguir as diretrizes, o viajante garante o cumprimento das políticas da empresa, evitando problema de conformidade e facilitando que os processos e fluxos de trabalho relacionados às viagens, garantindo uma gestão mais eficiente e padronizada.

Redução do estresse

  • Viajar de última hora pode ser bastante estressante para o colaborador. Ao planejar com antecedência, o viajante tem mais tempo para se preparar, organizar documentos e resolver qualquer problema relacionado à viagem. E isso inclui até mesmo como vistos, renovar passaportes ou organizar a mala com calma.

De forma geral, a antecedência nas viagens corporativas pode trazer vantagens tanto os viajantes quanto os gestores de viagens, resultando em uma experiência mais eficiente, controle de custos e maior compliance com as políticas da empresa.

E na sua empresa, as viagens são reservadas com antecedência ou não? Compartilhe sua opinião com a gente.

Sempre a disposição,

André Marcel Machado – Gestor de Viagens Corporativas na Lá Vou Eu Viagens Corp.

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